Assistant(e) administratif(ve) – Support administratif de haut niveau

À propos du poste

GE HealthCare recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) à Bucarest pour fournir un soutien administratif de haut niveau à un ou plusieurs cadres supérieurs. Le poste consiste à agir comme point de contact clé pour le cadre, en gérant son emploi du temps, ses voyages et ses dossiers, avec une attention particulière à la confidentialité des informations sensibles.

Missions principales

• Gestion du calendrier : planification des réunions, rendez-vous et conférences, envoi de rappels et coordination avec les participants.
• Préparatifs de voyage : réservation de vols, d'hébergement et de transport, gestion des notes de frais.
• Coordination des réunions : ordres du jour, comptes rendus, mesures de suivi et suivi des décisions.
• Rédaction de la correspondance, des rapports, des présentations et d'autres documents.
• Aide à la planification et au suivi des projets, coordination avec les parties prenantes.
• Soutien à la gestion du budget marketing : bons de commande, allocation et suivi des dépenses, utilisation de l'outil Agora, et coordination avec les équipes marketing.
• Soutien aux événements clients et congrès internationaux : sélection des lieux, des prestations, des contrats et des paiements, logistique des équipements marketing et du stockage à Bucarest.
• Gestion AST : formation au processus IPP, respect des règles de conformité et paiement final du client ; processus SOAR/SAM pour ajouter de nouveaux fournisseurs ou clients.
• Maintien de la discrétion et protection des informations sensibles.

Profil recherché

• Expérience de base dans le domaine du marketing et du soutien aux cadres.
• Niveau de connaissances comparable à un niveau bac+3 ou licence, ou diplôme d'études secondaires avec une expérience pertinente.
• Bonne maîtrise de l'anglais.

Compétences requises

• Solides compétences en communication orale et écrite.
• Solides compétences interpersonnelles et de leadership.
• Capacité à travailler de manière autonome et à résoudre des problèmes.